À qui s’adresse cette politique ?
D-Cision sert à organiser les relations professionnelles, les soumissions, les chantiers, les documents, les heures de travail et la facturation. Cette politique concerne les utilisateurs autorisés ainsi que les clients, contacts professionnels, employés et autres personnes dont les renseignements sont saisis dans cet espace.
D-Cision est réservé à l’usage interne d’EAC CONSTRUCTION INC et aux personnes autorisées pour ses activités. L’exploitant est EAC CONSTRUCTION INC, au 1015, rue Sainte-Catherine Est, Montréal (Québec) H2L 2G4, Canada. Une ouverture à d’autres entreprises relève d’un projet futur et nécessitera des documents et responsabilités adaptés.
Quels renseignements sont traités ?
Selon les fonctions utilisées, les renseignements peuvent comprendre le nom, les coordonnées professionnelles, le rôle et la photo de profil des utilisateurs ; les coordonnées des clients et de leurs contacts ; les adresses et informations de chantier ; les notes, rendez-vous, soumissions, contrats, photos et pièces jointes.
Les fonctions de gestion traitent aussi les heures travaillées, tâches et commentaires, justificatifs de dépenses, données de préparation des paies, factures, montants, taxes, dépôts et crédits. Le contenu exact dépend des informations fournies et des modules activés.
Ces renseignements proviennent des personnes concernées, des utilisateurs autorisés qui les saisissent ou déposent des documents, et des services professionnels connectés par l’entreprise. Fournir certaines informations est nécessaire pour créer un accès, préparer un document ou exécuter une opération demandée ; leur absence peut empêcher la fonction concernée.
Le service conserve des informations techniques liées aux sessions, notamment l’adresse IP et le navigateur, ainsi que des informations d’activité et de présence dans les modules. Ces mécanismes ne constituent pas une géolocalisation GPS.
Pourquoi ces renseignements sont-ils utilisés ?
Ils servent à gérer les accès, préparer et suivre les travaux, établir les documents commerciaux, vérifier les pièces et les heures, préparer la facturation, communiquer avec les personnes concernées et conserver un historique des opérations.
Les informations techniques et les journaux contribuent à la sécurité des accès, au diagnostic des incidents, à la traçabilité des actions et à la coordination entre utilisateurs autorisés. Les utilisateurs doivent limiter les renseignements saisis à ce qui est nécessaire à leurs activités professionnelles.
Qui peut y accéder ?
Selon leurs rôles et autorisations, les personnes chargées de l’administration, des relations clients, de la gestion des chantiers, des heures et de la facturation peuvent consulter les renseignements nécessaires à leurs fonctions. Les utilisateurs de chantier et les employés ont des accès propres à leurs activités ; les paies, paramètres et intégrations ont des restrictions spécifiques.
DigitalOcean héberge l’application et sa base de données. Microsoft fournit les communications et la gestion des documents connectés ; DocuSign intervient pour les signatures demandées ; Intuit QuickBooks intervient pour les fonctions comptables connectées. Ces prestataires traitent les renseignements nécessaires aux fonctions utilisées. Les clients, fournisseurs et autres destinataires reçoivent les documents et communications qui leur sont adressés par une personne habilitée.
Connexions à d’autres services
Lorsqu’une connexion Microsoft est activée et autorisée, les fonctions concernées peuvent échanger des courriels et leurs pièces jointes, des rendez-vous ou des documents avec les services Microsoft associés au compte. Lorsqu’une signature DocuSign est demandée, les documents et renseignements des destinataires nécessaires à cette signature sont transmis à DocuSign.
Lorsqu’une connexion QuickBooks est autorisée, D-Cision lit les références des clients et projets ainsi que les paramètres comptables utiles à leur association. L’émission transmet le client ou projet choisi, la période, les lignes et montants, les taxes et le crédit sur dépôt. D-Cision relit la facture, son numéro et son solde pour vérifier le résultat. Le PDF définitif, qui peut contenir les justificatifs retenus dans la préparation, peut être joint à la facture dans QuickBooks. La création comptable, le transfert de ce fichier et l’envoi au client sont des opérations distinctes.
Le solde lu dans QuickBooks peut refléter des paiements déjà affectés à une facture. Cette lecture ne constitue ni un encaissement ni une synchronisation complète des paiements dans D-Cision. Les fonctions de rapprochement détaillé des paiements relèvent d’une évolution distincte. La connexion ne donne pas à D-Cision l’autorisation d’effectuer un débit bancaire.
La présence d’une intégration dans le logiciel ne signifie pas qu’elle est activée. L’entreprise choisit les comptes à connecter et les autorisations accordées. Les services externes appliquent également leurs propres conditions et politiques.
La déconnexion QuickBooks révoque l’autorisation et retire les jetons de connexion conservés par D-Cision lorsque l’opération aboutit. Elle ne supprime pas les factures, PDF, références et historiques déjà enregistrés dans D-Cision ou QuickBooks. Une demande concernant ces archives est traitée séparément selon les obligations applicables.
Si les invitations par SMS avec Twilio sont activées, le téléphone, le prénom, le nom de l’entreprise et le lien d’invitation sont transmis à ce service pour acheminer le message.
Lecture des factures et informations corrigées
La lecture automatisée des factures est réalisée côté serveur. Les originaux ne sont pas envoyés à un service externe de reconnaissance de texte dans le mécanisme actuellement implémenté.
Le moteur de lecture peut télécharger un modèle technique depuis jsDelivr. Ce téléchargement ne transmet pas le contenu des factures à ce service.
Les corrections confirmées peuvent être conservées dans l’espace de l’entreprise pour améliorer les propositions de lecture des documents similaires. Une proposition automatisée reste à vérifier par un utilisateur avant son utilisation pour la facturation.
Témoins et stockage dans le navigateur
D-Cision utilise des témoins de session et des mécanismes temporaires liés à l’autorisation des services connectés. Le navigateur peut aussi conserver des préférences, des repères de navigation, des caches et certains brouillons, en complément des sauvegardes côté serveur.
Sur un poste partagé, fermez votre session et utilisez un profil de navigateur adapté. Une déconnexion ne garantit pas à elle seule l’effacement de toutes les données conservées localement par le navigateur.
Hébergement et transferts de renseignements
L’application et sa base PostgreSQL principale sont hébergées chez DigitalOcean à Toronto, au Canada, selon la vérification du 21 octobre 2026. Cette localisation ne détermine pas celle de toutes les copies et de tous les services externes.
La fiche Microsoft EAC consultée le 23 octobre 2026 indique Canada pour la géographie actuelle et validée d’Exchange Online, Teams, OneDrive et SharePoint. Cette indication concerne la résidence des données au repos couvertes par les engagements propres à ces services ; elle ne signifie pas que tout accès ou traitement Microsoft s’effectue au Canada. Exchange Online Protection et Viva Connections indiquent Canada en géographie actuelle sans engagement affiché ; aucune géographie n’est indiquée pour Copilot dans cette fiche.
Des renseignements peuvent être communiqués, conservés ou traités à l’extérieur du Québec, y compris dans d’autres pays, par les services connectés et leurs intervenants. La localisation principale à Toronto et les indications Microsoft ne garantissent pas une résidence exclusivement québécoise ou canadienne pour les sauvegardes, DocuSign, Intuit ou les autres traitements.
Conservation, retrait et demandes d’effacement
Le retrait ou l’archivage d’un élément de l’espace de travail n’entraîne pas nécessairement son effacement immédiat. Des renseignements peuvent rester nécessaires à l’historique des opérations, à la comptabilité, au règlement d’un différend ou à des obligations applicables.
La durée nécessaire dépend de la finalité des renseignements, des obligations fiscales et de paie, des garanties et recours liés aux travaux et des autres obligations applicables au dossier. Une durée imposée aux registres comptables ou aux pièces justificatives ne s’applique pas indistinctement à tous les renseignements personnels.
Les renseignements devenus inutiles aux finalités et sans obligation de conservation doivent faire l’objet d’une destruction sécuritaire ou d’une anonymisation conforme. Les commandes de retrait ordinaires de D-Cision conservent les données et leur historique : elles ne réalisent pas cette destruction. Le logiciel ne déclenche pas de purge générale automatique ; une demande d’effacement nécessite un examen distinct auprès du responsable.
Des copies antérieures peuvent subsister dans les sauvegardes après une correction ou un retrait dans les données actives. Les fichiers conservés par des services externes suivent aussi les mécanismes de ces services. Une demande visant ces copies doit être évaluée avec le responsable ; aucun effacement immédiat de toutes les sauvegardes n’est garanti.
Protection des renseignements
Le logiciel comporte des contrôles d’accès, des autorisations par rôle et des journaux pour certaines opérations. Les jetons des intégrations sont chiffrés côté serveur. Ces mécanismes ne signifient pas que chaque renseignement métier est chiffré individuellement ni que toutes les opérations disposent du même historique.
Ces mesures réduisent les risques ; elles ne constituent pas une garantie d’absence d’incident ou de sécurité absolue. Les utilisateurs doivent préserver leurs identifiants et signaler tout accès ou usage suspect à l’entreprise.
Vos demandes et la personne à contacter
Vous pouvez demander des renseignements sur le traitement de vos données, l’accès ou la rectification de vos renseignements et, lorsque les conditions applicables sont réunies, leur communication dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez également demander le retrait d’un consentement, un examen d’effacement ou présenter une plainte. Le retrait d’un consentement peut limiter une fonction et n’efface pas les obligations de conservation applicables.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Nicolas Wegel, propriétaire d’EAC CONSTRUCTION INC. Pour une demande ou une plainte, écrivez à [email protected] ou au 1015, rue Sainte-Catherine Est, Montréal (Québec) H2L 2G4, Canada. Précisez la nature de votre demande et les renseignements concernés ; évitez d’envoyer spontanément des pièces d’identité ou documents sensibles inutiles.
Les demandes d’accès ou de rectification doivent recevoir une réponse écrite avec diligence, au plus tard dans les trente jours de leur réception, conformément aux règles applicables aux entreprises au Québec. Un accusé de réception ne remplace pas cette réponse. Tout refus doit être motivé et accompagné des renseignements sur les recours applicables.
Mises à jour
Les modifications de cette politique sont présentées sur cette page avec la date de la version applicable. Un changement important relatif aux finalités ou aux communications de renseignements nécessite une information adaptée aux personnes concernées et, lorsque requis, un nouveau consentement.